Cómo se graba un evento corporativo y qué contenido sacarle

Decidir antes qué se quiere sacar

El error más común es contratar «que alguien grabe el evento» sin decidir para qué. El resultado es horas de material que nadie usa. Antes del día hay que responder a una pregunta: ¿qué piezas queremos tener la semana siguiente? Un vídeo resumen para la web y las redes, las ponencias completas para quien no pudo venir, entrevistas cortas con ponentes o clientes, fotos para prensa y LinkedIn, clips para ir publicando durante semanas. Cada pieza pide algo distinto el día del evento, y por eso esta lista decide cuántas personas hacen falta y dónde se colocan.

Preparar con la organización del evento

Una buena cobertura se prepara con la gente que organiza. Hace falta el programa con horarios, la lista de ponentes y a quién hay que entrevistar, saber dónde se pueden colocar las cámaras sin molestar al público y, sobre todo, cómo se coge el sonido. Las ponencias se oyen bien si la señal sale directamente de la mesa de sonido del evento: hay que hablarlo con el técnico de la sala antes, no el mismo día. También conviene visitar el espacio o pedir fotos para prever la luz, porque los auditorios y las salas de congresos suelen ser oscuros y con pantallas muy brillantes detrás del ponente.

Cómo se cubre el día

Lo habitual es combinar varias posiciones. Una o dos cámaras fijas graban las ponencias enteras, con plano general y plano cerrado de quien habla. Una cámara en mano recorre el evento grabando ambiente: llegadas, networking, detalles de marca, reacciones del público. En un rincón tranquilo, con algo de luz, se graban entrevistas cortas con ponentes, asistentes o clientes; las preguntas se preparan antes y las personas se citan en huecos del programa. En paralelo, un fotógrafo cubre las mismas situaciones. Si se quiere publicar algo durante el propio evento, hace falta alguien que edite allí mismo.

Qué se entrega después

Tras el evento llega la edición, y es donde se nota la planificación. Primero suelen salir las fotos y algún clip rápido para aprovechar el interés del momento. Después, el vídeo resumen, que cuenta en pocos minutos qué se vivió y por qué importaba, y las ponencias completas editadas con los planos de cámara y las diapositivas. Las entrevistas se pueden usar enteras o cortadas en clips, y funcionan muy bien como testimonios de cliente si se graban con calma. De un evento bien cubierto sale contenido para semanas.

Eventos en Barcelona y fuera

Barcelona concentra congresos, ferias, presentaciones y encuentros de empresa durante todo el año, y muchas compañías aprovechan esas citas para producir buena parte de su contenido anual. En Bostak Films cubrimos eventos corporativos y tecnológicos en Barcelona, el Baix Llobregat y fuera de España; para Qilimanjaro, empresa europea de computación cuántica, hemos cubierto eventos internacionales como parte de su comunicación audiovisual. Si tienes un evento en el calendario y quieres que deje algo más que fotos sueltas, mira cómo trabajamos el vídeo corporativo y cuéntanos qué piezas te gustaría tener.

Preguntas frecuentes

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